Telefoneren in de cloud met Microsoft Teams
De telefooncentrale van Limburg.net krijgt op een gemiddelde dag een 200-tal telefoontjes te verwerken. Dat aantal is meestal vrij stabiel, maar kan pieken in bepaalde periodes. Zo zijn er doorgaans, bijvoorbeeld, meer oproepen in de maand december omdat de inwoners dan hun nieuwe afvalkalender verwachten. Maar ook wanneer de afvalintercommunale, bijvoorbeeld, een brief verstuurd heeft of een persbericht heeft geplaatst, staat de telefoon soms roodgloeiend.
Om de volledige telefonie efficiënt mogelijk te laten verlopen hebben we een nieuw systeem gebouwd, op basis van TendFor-software en Microsoft Teams. Waar telefonisten vroeger in de kelder kabels moesten verleggen als ze van bureau wisselden, hebben ze nu alleen hun cloudapplicatie en een headset nodig. Nu kunnen ze, met één simpele klik, van overal zonder problemen hun job uitvoeren. En kunnen de medewerkers voortaan dus ook vlotjes thuiswerken. Intussen zijn alle analoge telefoontoestellen verdwenen, op een eenzaam back-uptoestel na.
“De nieuwe telefonie-oplossing geeft ons veel meer flexibiliteit. Met het oude systeem hadden we soms tot 6 weken nodig om ons welkomstbandje te veranderen. Nu kan dat meteen”, vertelt Ilse. “Zeker bij piekmomenten kunnen we door zo’n snelle aanpassing heel wat niet-dringende oproepen voorkomen, zodat onze telefonisten veel minder belast worden.” Maar de transitie naar de cloud heeft niet alleen thuiswerk mogelijk gemaakt, het heeft ook financiële voordelen opgeleverd, zegt Ilse: “Door over te schakelen op Microsoft Teams besparen we nu jaarlijks € 40.000.”
